Politica de Confidențialitate

Ultima actualizare: 21.10.2026

Important — cum sunt prelucrate datele:
AiDoktor este o platformă digitală operată de OLYMPUS TRADE SRL. Pentru datele din contul AiDoktor, OLYMPUS TRADE SRL acționează ca operator. Pentru datele aferente serviciilor medicale, programărilor și dosarului medical, medicul, cabinetul sau clinica aleasă este operator, iar OLYMPUS TRADE SRL prelucrează datele în numele acesteia, ca persoană împuternicită, în temeiul contractului și al acordului aplicabil privind prelucrarea datelor. AiDoktor nu oferă servicii medicale și nu decide asupra tratamentului.

1. Cine Suntem și Ce Suntem

Datele societății și contact:
  • Companie: OLYMPUS TRADE SRL
  • CUI: 22942467
  • Nr. Registrul Comerțului: J04/2171/2007
  • Sediu: Strada Violetelor nr. 2, Bloc 2, Scara A, Etaj P, Apartament 3, Bacău, județul Bacău, România
  • Reprezentant legal: Ștefan Frunză, administrator
  • Email contact: [email protected]
  • Contact pentru protecția datelor: [email protected]

Ce suntem: AiDoktor este o platformă digitală care facilitează comunicarea dintre pacienți și furnizori de servicii medicale, inclusiv medici independenți, cabinete și clinici.

Asta înseamnă: Noi oferim tehnologia, nu serviciile medicale. Rolul OLYMPUS TRADE SRL diferă în funcție de activitatea de prelucrare, astfel cum este explicat în secțiunea următoare.

2. Cine Este Responsabil pentru Datele Tale

Medic / Clinică

Este operator pentru:

  • Serviciile medicale, programările și dosarele medicale
  • Informarea pacientului și stabilirea temeiului juridic aplicabil
  • Confidențialitatea și persoanele autorizate din cadrul propriei organizații
  • Perioadele de păstrare și răspunsul la cererile privind datele medicale
AiDoktor (Noi)

Rolul nostru:

  • Operator pentru crearea și administrarea contului AiDoktor și securitatea platformei
  • Persoană împuternicită pentru găzduirea, stocarea, mentenanța, securitatea și suportul tehnic al datelor clinice
  • Prelucrare exclusiv pe instrucțiunile documentate ale furnizorului medical, pentru datele clinice
  • Respectarea obligațiilor GDPR care ne revin în funcție de rolul deținut
La efectuarea unei programări: datele necesare sunt înregistrate în infrastructura platformei și devin disponibile numai furnizorului medical selectat. Datele medicale sau datele introduse într-un spațiu al unei clinici nu sunt partajate cu alte clinici sau medici doar pentru că pacientul are același cont ori CNP.

3. Ce Date Colectează AiDoktor

3.1. Datele de Cont AiDoktor
  • Nume și prenume, adresă de e-mail și număr de telefon - pentru crearea și administrarea contului, comunicare operațională și, pentru conturile de medic și clinică, contactarea telefonică în vederea validării contului
  • Date de autentificare - pentru acces securizat la cont
  • CNP, data nașterii și sexul - atunci când sunt solicitate în fluxul de creare a contului sau de programare, pentru identificarea pacientului și crearea programării
  • Date profesionale și de validare (conturi de medic și clinică) - număr de licență sau cod de parafă, localitate, denumirea și datele de identificare ale clinicii și, la cerere, documente privind calificarea profesională (de exemplu diploma de licență) - pentru validarea accesului la platformă
  • Date tehnice și de securitate - de exemplu adresă IP, informații despre dispozitiv și jurnale de securitate
3.2. Date Prelucrate pentru Furnizorul Medical
Datele sunt stocate tehnic în platformă și devin disponibile doar medicului, cabinetului sau clinicii selectate.
  • Programări: data și ora, serviciul solicitat, furnizorul medical, status, observații și anulări
  • Date de identificare și contact: inclusiv CNP, data nașterii și sexul, atunci când sunt introduse sau solicitate în fluxul de programare
  • Date medicale: dosar medical, note, recomandări, analize, documente, imagini medicale, planuri de tratament și fișă dentară, atunci când sunt introduse de pacient sau de personalul medical autorizat
  • Documente semnate electronic: documentul semnat (PDF) împreună cu valorile completate de pacient, imaginea semnăturii desenate, numele semnatarului și, după caz, al reprezentantului legal (nume, CNP, calitate), datele de contact la care a fost trimis linkul și dovezile semnării (adresa IP, dispozitivul, momentul), atunci când furnizorul medical trimite un document spre semnare electronică (vezi secțiunea 3.5)
  • Date organizatorice: date despre personalul furnizorului medical, în măsura în care sunt introduse în modulele de resurse umane, stocuri sau raportare
  • Pontaj: orele de intrare și ieșire ale angajaților clinicii, absențele și programul planificat, atunci când clinica folosește evidența timpului de muncă (vezi secțiunea 3.6)
3.3. Ce Nu Facem cu Datele Medicale
Nu folosim datele medicale în scop propriu.
  • Nu oferim consultații, diagnostice, recomandări sau decizii medicale automate.
  • Nu utilizăm datele pentru inteligență artificială, antrenarea de modele, profilare sau publicitate.
  • Nu vindem ori închiriem date și nu realizăm analize sau partajări între clinici.
3.4. Validarea Conturilor de Medic și Clinică
La crearea unui cont de medic sau de clinică, OLYMPUS TRADE SRL contactează telefonic titularul, la numărul furnizat la înregistrare, pentru a valida contul, accesul la platformă și datele furnizate.
  • Scop: verificarea identității și a calității profesionale a titularilor conturilor de medic și clinică, prevenirea accesului neautorizat la o platformă care găzduiește date medicale și protejarea pacienților.
  • Date: nume și prenume, telefon, e-mail, număr de licență sau cod de parafă, localitate, datele clinicii și, la cerere, documente privind calificarea profesională (de exemplu diploma de licență sau dovada înscrierii în organismul profesional).
  • Temei juridic: executarea contractului sau demersuri precontractuale la cererea titularului (art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR) și interesul legitim al OLYMPUS TRADE SRL de a preveni accesul neautorizat la platformă și folosirea falsă a calității de medic sau de furnizor medical (art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR).
  • Minimizare: sunt solicitate numai documentele necesare validării; titularul poate acoperi pe copia transmisă informațiile care nu sunt necesare (de exemplu CNP-ul sau adresa de domiciliu), cu condiția ca documentul să rămână lizibil și verificabil.
  • Utilizare și acces: documentele de validare (diploma de licență și alte documente profesionale) sunt folosite numai pentru validare, sunt accesibile numai persoanelor autorizate din cadrul AiDoktor și nu sunt publicate, vândute sau folosite în scop de marketing. Datele de contact (telefon, e-mail) sunt folosite și pentru administrarea contului și comunicarea operațională, conform secțiunii 3.1.

Dacă validarea nu poate fi finalizată, accesul la cont poate fi limitat, suspendat sau închis, conform Termenilor și Condițiilor, secțiunea 3.1. Drepturile privind aceste date sunt descrise în secțiunea 6.

3.5. Semnarea Electronică a Documentelor
Furnizorul medical poate trimite documente (de exemplu acordul GDPR, consimțământul pentru tratament sau un plan de tratament) spre semnare electronică la distanță. Furnizorul medical este operator pentru aceste date, iar OLYMPUS TRADE SRL le prelucrează tehnic, ca persoană împuternicită.
  • Scop: semnarea documentelor, probarea semnării (cine, când și cum a semnat) și securitatea procesului. Temeiul juridic al prelucrării datelor din document este stabilit de furnizorul medical, care îl comunică pacientului.
  • Date prelucrate pentru semnare: adresa de email sau numărul de telefon la care se trimite linkul, telefonul confirmat cu furnizorul pentru verificare (păstrat criptat în cerere), telefonul, data nașterii și ultimele 4 cifre din CNP introduse pentru verificare (valorile tastate nu se jurnalizează; se păstrează rezultatul verificării și numărul încercărilor greșite), valorile completate în document, imaginea semnăturii, numele semnatarului, datele reprezentantului legal (nume, CNP, calitate), adresa IP, dispozitivul (user agent), momentele evenimentelor (deschidere, verificare, semnare, descărcare) și amprentele criptografice ale documentului.
  • Nu colectăm date biometrice: se păstrează doar imaginea semnăturii, nu viteza sau presiunea cu care a fost desenată.
  • Documente încărcate de furnizor: furnizorul medical poate încărca documente PDF folosite ca șabloane, cu câmpuri plasate pe ele. Acestea sunt conținutul furnizorului medical, se păstrează criptat în spațiul lui și nu sunt folosite de AiDoktor în alt scop. Fișierul este curățat la încărcare (scripturi, atașamente).
  • Comunicare: linkul de semnare se transmite prin e-mail sau SMS (secțiunea 8.2); documentele semnate nu se trimit ca atașament, ci pot fi descărcate din link, după verificarea identității.
  • Păstrare: linkul de semnare expiră după 7 zile; pacientul poate descărca documentul semnat 30 de zile; furnizorul medical îl păstrează în spațiul său, în același regim ca dosarul medical (secțiunea 7.2). Documentul este sigilat criptografic, criptat la stocare și păstrat într-un spațiu de stocare privat, dedicat fiecărui furnizor medical.
  • Verificare publică: pagina de verificare a unui document afișează doar emitentul, titlul, data semnării și inițialele semnatarului; nu afișează date medicale sau de contact.

Semnătura folosită nu este o semnătură electronică calificată; detalii în Termenii și Condițiile, secțiunea 4.1. Drepturile dumneavoastră se exercită conform secțiunii 6, de regulă prin furnizorul medical.

3.6. Pontajul Angajaților Clinicii
Clinica poate folosi AiDoktor pentru evidența timpului de muncă al angajaților ei. Clinica este operator pentru aceste date, iar OLYMPUS TRADE SRL le prelucrează tehnic, ca persoană împuternicită.
  • Scop: evidența orelor de muncă (data și ora începerii și încheierii programului zilnic), calculul orelor lucrate, suplimentare, de noapte și din zilele libere și evidența absențelor. Temeiul este obligația legală a angajatorului privind evidența timpului de muncă (Codul muncii, art. 119; GDPR art. 6 alin. 1 lit. c).
  • Date prelucrate: numele angajatului, data și ora intrării și ieșirii, pauza, punctul de lucru, modul în care a fost înregistrată pontarea (cod QR, aplicație sau introdusă de clinică), absențele (tip și perioadă), programul planificat, confirmarea lunii de către angajat și istoricul modificărilor (ce s-a schimbat, cine, când și de ce).
  • Nu colectăm: locația telefonului sau a angajatului, fotografii, amprente sau alte date biometrice. Codul QR dovedește doar că angajatul a scanat codul clinicii, nu unde se află.
  • Acces: clinica (administratorul contului) vede pontajul tuturor angajaților ei; fiecare angajat vede doar pontajul propriu. Recepționerii și asistenții nu văd pontajul colegilor.
  • Păstrare: clinica stabilește și răspunde de durata de păstrare, conform legii. Pontările nu se șterg la corectare, ci rămân în istoric. La ștergerea definitivă a contului clinicii, datele de pontaj se șterg odată cu celelalte date ale clinicii.
  • Drepturile angajaților: acces, rectificare și celelalte drepturi din secțiunea 6 se exercită de regulă prin clinică (angajatorul). Angajatul își poate descărca pontajul din cont.

4. Securitate și Protecție

4.1. Măsuri Tehnice la AiDoktor
  • Criptare SSL/TLS pentru comunicare
  • Criptare la stocare
  • Control al accesului pe roluri; asistenții și recepționiștii nu au acces la dosarele medicale prin rolurile lor
  • Copii de siguranță ale bazei de date păstrate până la 30 de zile
  • Portal de administrare restricționat printr-o listă de adrese IP autorizate
  • Jurnale de audit pentru accesarea dosarelor medicale
  • Documente semnate electronic: link unic, verificare cu telefonul confirmat, data nașterii și ultimele 4 cifre din CNP la deschidere (cu blocare după încercări greșite), sigiliu criptografic, criptare și păstrare într-un spațiu de stocare privat dedicat fiecărui furnizor medical

Personalul AiDoktor nu are acces curent, prin interfața platformei, la dosarele medicale. Accesul tehnic excepțional poate fi realizat numai de persoane autorizate și obligate la confidențialitate, strict în măsura necesară pentru o cerere de suport a furnizorului medical sau pentru soluționarea unui incident de securitate. Accesările relevante sunt jurnalizate.

4.2. NU Suntem o Instituție Medicală

AiDoktor nu este furnizor de servicii medicale. Pentru aspecte privind tratamentul sau gestionarea datelor în cadrul actului medical, contactează medicul, cabinetul sau clinica. Pentru aspecte privind contul AiDoktor ori securitatea platformei, ne poți contacta direct. Ai dreptul să depui o plângere la ANSPDCP.

Contact ANSPDCP:
📍 Str. Lipscani nr. 8, București
📞 +40 (0)1 550 30 21
✉️ [email protected]

5. Informare la Efectuarea unei Programări

5.1. Confirmarea Informării
Când efectuezi o programare, confirmi că ai fost informat(ă) că datele necesare programării vor deveni disponibile furnizorului medical selectat și vor fi stocate tehnic în infrastructura AiDoktor în numele acestuia.
  • Furnizorul medical selectat este responsabil pentru serviciul medical și pentru informarea aplicabilă datelor clinice.
  • Datele medicale sunt accesibile numai furnizorului medical selectat și persoanelor autorizate de acesta, în condițiile descrise în această politică.
5.2. Temeiul Juridic

Acceptarea acestei politici confirmă primirea informării privind prelucrarea datelor; ea nu înlocuiește temeiul juridic aplicabil. Furnizorul medical stabilește temeiul juridic pentru prelucrarea datelor aferente îngrijirii medicale și furnizează propria informare. Dacă o prelucrare se bazează pe consimțământ, acesta este solicitat separat și poate fi retras în condițiile aplicabile.

6. Drepturile Tale sub GDPR

Conform Regulamentului General asupra Protecției Datelor (GDPR), ai următoarele drepturi:

Dreptul de Acces
Poți cere să vezi ce date avem despre tine și cum le prelucrezi.
Dreptul la Rectificare
Poți corija sau actualiza datele inexacte.
Dreptul la Ștergere
Poți cere ștergerea datelor în condițiile legii. Datele din dosarul medical pot fi păstrate de furnizorul medical atunci când acesta are o obligație legală de păstrare.
Dreptul la Opoziție
Poți formula opoziție la prelucrare în situațiile prevăzute de lege.
Dreptul la Portabilitate
Poți cere o copie a datelor tale într-un format portabil.
Dreptul la Retragere Consimț.
Poți retrage consimțământul oricând, atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământ.
Pentru datele de cont, securitatea contului sau datele pe care OLYMPUS TRADE SRL le prelucrează ca operator, contactează-ne la [email protected]. Pentru dosar medical, programări și date prelucrate în numele unui furnizor medical, contactează medicul, cabinetul sau clinica; AiDoktor îl va asista tehnic, în calitate de persoană împuternicită, la soluționarea cererii.

7. Cât Timp Se Păstrează Datele

7.1. Datele de Cont la AiDoktor
  • Date de cont: pe durata existenței contului și ulterior numai atât cât este necesar pentru respectarea obligațiilor legale, soluționarea solicitărilor sau apărarea drepturilor.
  • Documente de validare (diplomă de licență și alte documente profesionale): numai cât este necesar validării contului și, ulterior, cât este necesar pentru a demonstra că validarea a fost efectuată sau pentru apărarea drepturilor AiDoktor; nu sunt păstrate în scopuri neprevăzute în această politică.
  • Solicitări privind contul: sunt analizate și soluționate în condițiile legislației aplicabile și ale acestei politici.
7.2. Datele Medicale pe Care Le Transmiți Medicului
Datele medicale, fișierele și programările prelucrate pentru furnizorul medical sunt păstrate în platformă până la ștergerea lor de către furnizorul medical sau până la primirea unei instrucțiuni documentate din partea acestuia. Furnizorul medical stabilește perioada de retenție potrivit obligațiilor sale legale. Închiderea sau dezactivarea contului furnizorului medical nu produce automat ștergerea acestor date; returnarea, păstrarea temporară și/sau ștergerea sunt guvernate de contractul aplicabil și de acordul privind prelucrarea datelor. Documentele semnate electronic și dovezile semnării urmează aceeași regulă ca dosarul medical.
7.3. Copii de Siguranță și Jurnale de Sistem
  • Copii de siguranță ale bazei de date: sunt păstrate până la 30 de zile și nu sunt utilizate în alte scopuri.
  • Recuperarea conturilor de pacient și medic independent: după închidere, păstrăm un instantaneu criptat destinat încercării de recuperare a profilului într-o fereastră de 30 de zile, la cererea verificată a titularului. Recuperarea completă nu este garantată; configurația sau fișierele șterse pot lipsi. Se impune o parolă nouă. Materialul de recuperare devine inutilizabil la termen și este eliminat ulterior prin curățarea programată. Restaurarea nu redă accesul la o fostă clinică. Aceeași limită se aplică instantaneelor de identitate mascate din dosare; acestea nu reprezintă anonimizare ireversibilă a întregului istoric. Datele clinice și planurile de tratament păstrate de furnizor rămân supuse politicii sale de retenție. Copiile de siguranță își urmează ciclul de retenție separat, iar restaurarea unei copii nu prelungește termenul de recuperare.
  • Jurnale tehnice și de audit: sunt păstrate doar atât cât este necesar pentru securitate, investigarea incidentelor și respectarea obligațiilor aplicabile.

8. Cu Cine Se Partajează Datele

8.1. Medici și Clinici

Datele necesare unei programări devin disponibile medicului, cabinetului sau clinicii selectate. Datele medicale, programările și documentele introduse într-un spațiu al unui furnizor medical nu sunt puse la dispoziția altor furnizori medicali prin platformă.

8.2. Furnizori Tehnici

Folosim Microsoft Azure pentru infrastructura de găzduire, baza de date MySQL și stocarea de fișiere, în regiunea Franța/Uniunea Europeană. Folosim Twilio pentru transmiterea notificărilor operaționale prin SMS și e-mail. Furnizorii tehnici prelucrează datele numai pentru prestarea serviciilor contractate și sunt supuși obligațiilor contractuale de confidențialitate și protecție a datelor. Dacă o prelucrare implică un transfer în afara SEE, aceasta are loc numai în baza garanțiilor cerute de legislația aplicabilă.

SMS-urile și e-mailurile trimise prin platformă sunt strict operaționale: confirmări și modificări ale programărilor și, pentru semnarea electronică, linkul de semnare. Nu transmitem prin aceste mesaje diagnostice, analize sau documente medicale; documentele semnate nu se trimit ca atașament.

8.3. Autoritățile Legale
Dacă suntem obligați de o hotărâre judecătorească, putem transmite date către autorități.
8.4. Utilizare Limitată a Datelor
Nu vindem, nu închiriem și nu folosim datele pentru marketing, publicitate, profilare, antrenarea de modele AI sau analize între clinici. Rapoartele sunt generate exclusiv din datele furnizorului medical respectiv.

9. Cookies și Tracking

Platforma AiDoktor folosește cookie-uri strict necesare pentru:

  • Cookies de sesiune: Pentru a te menține conectat
  • Cookies de securitate: Pentru a proteja contul tău
  • Preferința privind cookie-urile: Pentru a reține alegerea exprimată în bannerul de cookie-uri
Poți dezactiva cookie-urile în setările browserului, însă unele funcții ale platformei s-ar putea să nu funcționeze corect.
Nu folosim:
  • Cookie-uri de marketing sau retargeting
  • Cookie-uri de urmărire de la terți în scop publicitar

10. Contact privind Protecția Datelor

Dacă ai întrebări despre cum prelucrăm datele sau crezi că drepturile tale GDPR sunt încălcate:

Email: [email protected]

Telefon suport: Contact prin email

Răspuns: în termenul prevăzut de legislația aplicabilă, de regulă cel mult o lună de la primirea cererii

Dacă nu ești mulțumit de răspunsul nostru:

Poți depune o plângere la ANSPDCP (Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor)

11. Modificări ale Politicii de Confidențialitate

Putem modifica această politică oricând. Te vom notifica prin email cu minimum 30 de zile înainte.

12. Responsabilitatea Medicilor și Clinicilor

Medicul, cabinetul sau clinica aleasă este operator pentru datele prelucrate în vederea furnizării serviciului medical și trebuie să îți ofere informarea proprie privind prelucrarea acestor date. OLYMPUS TRADE SRL are, la rândul său, obligațiile GDPR care îi revin ca operator pentru contul AiDoktor și ca persoană împuternicită pentru datele clinice.

Pentru întrebări privind tratamentul, perioada de păstrare a dosarului medical sau accesul personalului clinicii la date, contactează furnizorul medical selectat. Pentru contul AiDoktor și securitatea tehnică a platformei, contactează OLYMPUS TRADE SRL.

Rezumat
  • OLYMPUS TRADE SRL: este operator pentru contul AiDoktor și securitatea platformei.
  • Medic/Cabinet/Clinică: este operator pentru datele aferente serviciului medical.
  • AiDoktor: stochează și prelucrează tehnic datele clinice în numele furnizorului medical, cu acces restricționat și jurnalizat.
  • Protecția datelor: datele nu sunt partajate între clinici și nu sunt utilizate pentru AI, publicitate, marketing sau analize cross-clinic.
Înapoi la Pagina Principală Termeni și Condiții