Termeni și Condiții

1. Bun venit pe AiDoktor

Bine ați venit pe platforma AiDoktor! Utilizarea serviciilor este supusă acestor Termeni și Condiții, în măsura și în condițiile permise de lege. Pentru clauzele care necesită acceptare expresă în scris se aplică regulile din secțiunea 10; simpla vizitare a site-ului nu înlocuiește această acceptare.

Cine suntem: AiDoktor este o platformă online care facilitează programări medicale, conectând pacienții cu medici și clinici din România.

2. Tipuri de Utilizatori

Platforma AiDoktor se adresează următoarelor categorii de utilizatori:

3. Crearea Contului

Vârstă minimă: Pentru a utiliza platforma, trebuie să aveți minimum 18 ani. Utilizatorii cu vârsta sub 18 ani pot folosi platforma doar cu acordul și supravegherea unui părinte sau tutore legal.

Obligațiile dumneavoastră când creați un cont:

• Furnizați informații corecte și complete
• Păstrați confidențialitatea parolei
• Actualizați datele când este necesar
• Anunțați imediat orice utilizare neautorizată a contului
• Nu partajați contul cu alte persoane
• Nu creați conturi false sau duplicate

4. Serviciile Oferite

AiDoktor facilitează:

AiDoktor organizează și stochează datele introduse de utilizatori, fără a le utiliza pentru inteligență artificială, antrenarea de modele, decizii medicale automate, profilare, publicitate, vânzare de date sau analize între clinici.

4.1. Semnarea electronică a documentelor

Furnizorii medicali (medici, cabinete, clinici) pot trimite pacienților, prin platformă, documente spre semnare electronică la distanță: acorduri privind prelucrarea datelor (GDPR), consimțăminte și acorduri de tratament, planuri de tratament și alte formulare create de furnizorul medical. AiDoktor pune la dispoziție instrumentul tehnic; documentul aparține furnizorului medical.

• Cum funcționează. Pacientul primește pe email sau prin SMS un link unic și personal, valabil 7 zile. La deschidere i se cer telefonul confirmat cu furnizorul, data nașterii și ultimele 4 cifre din CNP-ul pacientului. Compararea acestor date nu verifică un act de identitate sau posesia telefonului. Apoi citește documentul, completează câmpurile lipsă, își exprimă acordul de a semna electronic și desenează semnătura pe ecran.
• Documentul semnat este un fișier PDF care conține și un certificat de semnare: momentul semnării, canalul de livrare, adresa IP, dispozitivul folosit și acordul pentru semnarea electronică. Documentul este sigilat criptografic de AiDoktor, iar orice modificare ulterioară a fișierului poate fi detectată pe pagina publică de verificare (accesibilă și prin codul QR din document).
• Minori și persoane fără capacitate deplină. Documentul se semnează de reprezentantul legal, care își declară numele, CNP-ul și calitatea (părinte, tutore etc.). AiDoktor nu verifică un act de reprezentare; verificarea revine furnizorului medical.
• Natura semnăturii. Semnătura folosită este o semnătură electronică simplă, bazată pe link unic și compararea telefonului confirmat, datei nașterii și ultimelor cifre din CNP, care nu este o semnătură electronică calificată în sensul Regulamentului (UE) nr. 910/2014 (eIDAS). Efectele ei juridice sunt cele recunoscute de lege semnăturii electronice, inclusiv potrivit Legii nr. 214/2024. Furnizorul medical apreciază dacă această formă este suficientă pentru documentul respectiv; pentru actele la care legea cere o altă formă (de exemplu semnătură calificată sau formă autentică), trebuie folosită acea formă.
• Documente importate. Furnizorul medical poate încărca propriile documente în format PDF ca șabloane și poate plasa pe ele câmpuri completate automat din dosarul pacientului sau de către pacient; documentul rămâne așa cum arată, iar valorile se scriu peste el. Fișierul este curățat la încărcare (se elimină scripturile și atașamentele din PDF) și se păstrează criptat, în spațiul furnizorului medical. Documentul trimis spre semnare nu se schimbă după trimitere, chiar dacă șablonul este modificat ulterior. Furnizorul medical răspunde pentru conținutul documentelor încărcate și pentru drepturile asupra lor.
• Responsabilități. Conținutul documentelor, temeiul juridic al prelucrării, informarea pacientului, păstrarea și accesul la documentele semnate revin furnizorului medical. AiDoktor nu verifică conținutul sau valabilitatea juridică a documentelor și nu oferă consultanță juridică sau medicală. AiDoktor răspunde de funcționarea tehnică a mecanismului: compararea datelor solicitate, sigilarea și păstrarea securizată a documentelor.
• Datele folosite la semnare. Furnizorul medical verifică, înainte de trimitere, că dosarul aparține persoanei reale vizate, că datele de identificare și contact sunt corecte și că semnatarul are dreptul să semneze. Această obligație privește și datele importate ori introduse manual de personalul său. Trecerea verificărilor automate nu certifică adevărul datelor introduse. Se aplică secțiunea 5.4.
• Păstrare. Documentul semnat și dovezile semnării sunt păstrate în spațiul furnizorului medical, în același regim ca dosarul medical. Pacientul poate descărca documentul din link timp de 30 de zile de la semnare (după o nouă verificare a identității) și poate cere oricând o copie furnizorului medical.

4.2. Pontaj (evidența timpului de muncă)

Clinicile pot folosi platforma pentru evidența timpului de muncă al angajaților lor (medici, recepționeri, asistenți), prin pontare la intrare și la ieșire cu un cod QR afișat sau tipărit în clinică. Clinica este angajatorul și cea care răspunde de evidență; AiDoktor pune la dispoziție doar instrumentul tehnic.

• Cum funcționează. Angajatul scanează codul QR al clinicii cu telefonul, se autentifică în contul său AiDoktor și confirmă intrarea sau ieșirea. Fiecare angajat pontează numai cu propriul cont. Clinica poate alege un cod permanent, unul care se schimbă zilnic sau unul afișat pe ecran, care se schimbă la câteva zeci de secunde, și poate genera oricând un cod nou.
• Ce se înregistrează. Data și ora intrării și ieșirii, pauza, punctul de lucru, sursa pontării (cod QR, aplicație sau introdusă de clinică), absențele (concedii, învoiri) și programul planificat. Nu se înregistrează locația telefonului și nu se folosesc date biometrice (amprentă, față).
• Corecții. Clinica poate corecta sau anula o pontare, cu un motiv obligatoriu. Nimic nu se șterge: pontarea inițială, modificarea, motivul, momentul și persoana care a făcut-o rămân în istoric. O lună închisă de clinică nu mai poate fi modificată decât după redeschiderea ei, cu motiv.
• Drepturile angajatului. Angajatul își vede oricând pontajul, poate descărca registrul propriu și poate confirma în aplicație orele lunii. Dacă ceva nu este corect, se adresează clinicii.
• Calcule orientative. Orele lucrate, orele suplimentare, orele de noapte și cele din zilele libere sunt calculate pe baza programului și a regulilor stabilite de clinică. Ele nu înlocuiesc contractul de muncă, contractul colectiv sau calculul de salarii, iar sporurile bănești nu sunt calculate de platformă. Clinica verifică rezultatele împreună cu contabilul sau juristul ei.
• Responsabilități. Respectarea Codului muncii, informarea angajaților despre pontaj (regulament intern, notă de informare GDPR), setarea corectă a normelor și a zilelor libere și păstrarea evidenței pe durata prevăzută de lege revin clinicii. AiDoktor nu oferă consultanță în dreptul muncii.
• Abonament. Pontarea de către angajați și confirmarea lunii nu sunt blocate dacă abonamentul clinicii a expirat; corecțiile și închiderea lunii de către clinică cer abonament activ.

5. Responsabilități și Limitări

5.1. Rolul AiDoktor

AiDoktor este doar o platformă de intermediere. Nu suntem un furnizor de servicii medicale și nu suntem responsabili pentru:

• Calitatea serviciilor medicale oferite de medici sau clinici
• Diagnostice, tratamente sau rezultate medicale
• Anularea sau reprogramarea consultațiilor de către medici
• Conflicte între pacienți și furnizori de servicii medicale

Această limitare privește exclusiv serviciul medical furnizat de medic sau clinică și nu limitează obligațiile OLYMPUS TRADE SRL care îi revin potrivit legislației aplicabile, inclusiv în materia securității datelor personale.

5.2. Responsabilitatea Medicilor și Clinicilor

Medicii și clinicile care folosesc platforma se angajează să:

• Dețină licențe și autorizații valide
• Respecte legislația medicală în vigoare
• Ofere informații corecte despre serviciile oferite
• Respecte programările făcute prin platformă
• Respecte confidențialitatea pacienților
• Încheie acordul aplicabil privind prelucrarea datelor și să stabilească informarea, temeiul juridic și retenția datelor medicale
• Folosească semnarea electronică (secțiunea 4.1) numai pentru documente la care această formă este permisă de lege, să verifice conținutul documentului înainte de trimitere și să trimită linkul numai către datele de contact ale pacientului sau ale reprezentantului său legal
• Verifice identitatea pacientului printr-o metodă adecvată situației și să introducă date reale, exacte și actualizate: numele, data nașterii, CNP-ul atunci când este necesar și legal prelucrat, precum și datele de contact folosite. Să documenteze verificarea și, când este cazul, identitatea și dreptul reprezentantului de a semna, fără a colecta copii sau date suplimentare care nu sunt necesare.
• Nu folosească identificatori inventați, CNP-uri fictive precum „0”, date generice ori datele altei persoane pentru a prezenta un pacient sau un semnatar ca fiind identificat. Înainte de trimiterea la semnare, să corecteze sau să verifice datele importate, incomplete ori neconfirmate și să rezolve confuziile dintre dosare. Un număr de telefon comun nu înseamnă că pacienții sunt aceeași persoană.
• Confirme cu persoana vizată adresa sau numărul la care se livrează linkul și telefonul folosit la verificare; pentru reprezentanți, să confirme contactul acestora. Să permită accesul numai personalului autorizat și să nu semneze în numele pacientului fără un drept legal de reprezentare.
• Explice pacientului actul medical și documentul, riscurile și alternativele atunci când sunt necesare și să obțină consimțământul în condițiile legii. Să verifice dacă documentul cere o semnătură a medicului, un alt semnatar, o semnătură electronică de alt nivel ori o formă specială.
• La constatarea unei erori de identitate, contact sau document, să oprească folosirea datelor greșite, să solicite ori să efectueze anularea cererilor nesemnate, după caz, și să inițieze corecția sau o cerere nouă. Corecțiile ulterioare nu transformă retroactiv documentele deja semnate; istoricul și drepturile de rectificare se gestionează potrivit obligațiilor legale aplicabile.

La trimiterea unei programări, datele necesare acesteia devin disponibile furnizorului medical selectat. Datele medicale, programările și documentele introduse ori create într-un spațiu al unei clinici sau al unui medic nu sunt puse la dispoziția altor clinici sau medici prin platformă.

Personalul AiDoktor nu are acces de rutină, prin interfața platformei, la dosarele medicale. Accesul tehnic excepțional este permis numai persoanelor autorizate și obligate la confidențialitate, strict cât este necesar pentru o cerere de suport a furnizorului medical sau pentru soluționarea unui incident de securitate; accesările relevante sunt jurnalizate.

5.3. Responsabilitatea Pacienților

Ca pacient, vă angajați să:

• Furnizați informații medicale corecte și complete
• Respectați programările făcute sau să le anulați în timp util
• Nu folosiți platforma pentru activități ilegale

5.4. Date inexacte și limitele utilizării semnării electronice

AiDoktor compară datele solicitate cu datele salvate în cererea de semnare; nu verifică aceste date într-un registru de stare civilă, nu certifică identitatea reală a semnatarului și nu garantează că orice document încărcat îndeplinește cerințele legale ale actului respectiv. Un dosar existent, un CNP cu format valid, un link deschis ori mesajul de verificare reușită nu reprezintă o asemenea garanție.

În raporturile cu furnizorii medicali care folosesc serviciul în scop profesional și în măsura permisă de lege, OLYMPUS TRADE SRL nu răspunde pentru respingerea, contestarea ori insuficiența juridică a unui document semnat în măsura în care consecința este cauzată de date false, inexacte, incomplete sau neactualizate introduse ori confirmate de furnizorul medical sau de personalul său autorizat, de neverificarea identității, contactului ori dreptului de reprezentare care îi revine sau de alegerea unei forme de semnare insuficiente pentru act, contrar limitelor comunicate ale serviciului.

Această prevedere nu acoperă defecțiunile tehnice, deficiențele de securitate, de păstrare a datelor ori alte încălcări imputabile AiDoktor. Nicio clauză a acestor Termeni nu exclude sau limitează răspunderea care nu poate fi exclusă ori limitată prin lege, inclusiv pentru intenție sau culpă gravă, pentru prejudicii aduse sănătății în afara condițiilor permise de lege ori pentru obligațiile proprii privind protecția datelor. Drepturile imperative ale pacienților, consumatorilor și persoanelor vizate, inclusiv dreptul de a contesta semnătura și de a solicita despăgubiri potrivit legii, rămân aplicabile.

O contestație nu dovedește, prin ea însăși, că datele au fost false sau că furnizorul medical este în culpă. Răspunderea și sarcina probei se stabilesc potrivit legii și faptelor concrete; această secțiune nu instituie o prezumție de culpă și nu transferă pacientului obligațiile legale ale furnizorului medical sau ale AiDoktor. Acceptarea clauzelor de limitare se face potrivit secțiunii 10.

6. Proprietate Intelectuală

Tot conținutul platformei AiDoktor (design, logo, texte, imagini, cod sursă) este protejat de drepturi de autor și aparține AiDoktor sau partenerilor săi.

Nu aveți voie să:

• Copiați sau reproduceți conținutul platformei
• Folosiți logo-ul sau marca AiDoktor fără permisiune
• Creați platforme similare folosind codul nostru
• Extrageți date în mod automat (web scraping)

7. Cod de Conduită

Pentru a menține o comunitate sigură și respectuoasă, nu este permis:

8. Abonamente, Plăți și Perioada de Grație

8.1. Abonamente și plată

Furnizorii medicali (clinicile și medicii independenți) folosesc platforma pe baza unui abonament. Planurile, prețurile și volumele incluse sunt cele prezentate pe pagina Plăți și abonamente. Abonamentul este plătit de titularul lui — clinica sau medicul independent — și acoperă și conturile echipei clinicii (medici angajați, recepționeri, asistenți). Pacienții nu datorează abonament.

Un abonament este valabil pe perioada plătită și expiră la data încheierii acesteia. Plata se efectuează prin metodele comunicate de AiDoktor, iar abonamentul se activează sau se reînnoiește după înregistrarea plății de către echipa noastră (vezi secțiunea 8.5).

8.2. Perioada gratuită de probă

Conturile noi de clinică și de medic independent primesc automat, la crearea contului, o perioadă gratuită de probă de 30 de zile, calculată de la data creării contului. Volumele incluse în perioada gratuită (de exemplu SMS-uri și spațiu de stocare) sunt cele afișate în cont și sunt disponibile numai pe durata acesteia. Medicii și personalul adăugați de o clinică folosesc abonamentul clinicii și nu primesc o perioadă gratuită proprie. La încheierea perioadei gratuite se aplică aceleași reguli ca pentru orice alt abonament expirat (secțiunile 8.3 și 8.4).

8.3. Expirarea abonamentului și perioada de grație

Când abonamentul expiră, contul nu este suspendat în prima zi. Abonamentul este marcat ca expirat, iar titularul beneficiază de o perioadă de grație de 5 zile calendaristice, până la sfârșitul celei de-a cincea zile de după data expirării, pentru a înregistra o plată. Data limită este afișată în cont. Pe durata perioadei de grație contul rămâne funcțional, fără restricții de acces. Dacă plata este înregistrată în această perioadă, abonamentul este reînnoit, iar contul continuă să funcționeze fără întrerupere.

Perioada de grație se aplică tuturor abonamentelor, inclusiv perioadei gratuite de probă. Ea este o facilitate acordată de AiDoktor: nu prelungește valabilitatea abonamentului și nu modifică obligația de plată, iar serviciile legate strict de perioada plătită sau gratuită (de exemplu SMS-urile incluse în perioada gratuită) pot înceta la data expirării.

Informări. În cont veți vedea o notificare în clopoțelul de notificări cu cel mult 7 zile înainte de expirare și o alta la expirare, iar pe durata perioadei de grație un mesaj care indică data limită. Vă putem contacta și prin email sau telefon, la datele din cont. Aceste informări au rol de curtoazie: neprimirea sau nevizualizarea lor (de exemplu pentru că nu v-ați autentificat) nu prelungește valabilitatea abonamentului sau perioada de grație.

8.4. Restricționarea accesului

Dacă la încheierea perioadei de grație nu a fost înregistrată o plată, accesul la cont este restricționat până la reactivare. Cât timp accesul este restricționat:

• acțiunile din cont sunt dezactivate (de exemplu nu mai pot fi create, modificate sau confirmate programări și nu mai pot fi încărcate ori modificate date);
• profilul public și programarea online pot deveni indisponibile pentru pacienți;
• conturile echipei clinicii (medici angajați, recepționeri, asistenți) sunt restricționate odată cu contul clinicii;
• AiDoktor poate limita și serviciile asociate abonamentului, cum ar fi trimiterea de notificări automate.

Restricționarea se aplică pentru neplata abonamentului; depășirea volumului orientativ de programări nu blochează programările, potrivit paginii Plăți și abonamente. Perioada de grație nu se aplică unui abonament anulat sau dezactivat, de exemplu la cererea titularului sau pentru încălcarea acestor termeni (secțiunea 7).

Pe durata restricționării, furnizorul medical rămâne responsabil de organizarea activității sale și de informarea pacienților cu programări deja stabilite. AiDoktor nu răspunde pentru consecințele indisponibilității contului cauzate de neplata abonamentului.

8.5. Reactivarea contului și datele din cont

Accesul se reactivează după înregistrarea unei plăți. Pentru a înregistra o plată sau pentru a vă reactiva contul, contactați-ne la [email protected] sau la telefon +40 753 066 603.

Restricționarea accesului nu duce la ștergerea automată a datelor din cont. Returnarea, păstrarea temporară și/sau ștergerea lor sunt guvernate de secțiunea 9 (Ștergerea Contului) și de acordul aplicabil privind prelucrarea datelor.

9. Ștergerea Contului

Puteți solicita dezactivarea sau ștergerea contului din setările contului sau prin email la [email protected].

Ce se întâmplă când ștergeți contul:

• Accesul la cont este dezactivat ori cererea este soluționată potrivit Politicii de Confidențialitate și legislației aplicabile
• Ștergerea sau dezactivarea contului nu determină automat ștergerea programărilor, dosarului medical ori documentelor gestionate de furnizorul medical selectat
• Nu veți mai primi notificări de la platformă

Pentru datele medicale, pacientul trebuie să se adreseze furnizorului medical, care stabilește răspunsul la cerere și perioadele de păstrare conform obligațiilor sale legale. La închiderea sau dezactivarea contului unui furnizor medical, datele nu se șterg automat; returnarea, păstrarea temporară și/sau ștergerea lor sunt guvernate de contractul aplicabil, acordul de prelucrare a datelor și instrucțiunile documentate ale furnizorului. Copiile de siguranță pot persista temporar, până la ciclul tehnic de retenție de maximum 30 de zile.

10. Modificări ale Termenilor

AiDoktor își rezervă dreptul de a modifica acești termeni în orice moment. Veți fi notificați prin email cu minimum 30 de zile înainte de intrarea în vigoare a modificărilor.

Continuarea utilizării platformei după modificări poate produce efectele acceptării numai în condițiile permise de lege. Clauzele pentru care legea cere acceptare expresă în scris, inclusiv clauzele standard de limitare a răspunderii în condițiile art. 1.203 din Codul civil, produc efecte numai după o asemenea acceptare, în forma cerută de lege. Publicarea pe site, lipsa unui răspuns sau simpla continuare a utilizării nu înlocuiesc acceptarea expresă în scris atunci când aceasta este necesară.

11. Forță Majoră

AiDoktor nu este responsabil pentru întreruperi ale serviciului cauzate de evenimente în afara controlului nostru (dezastre naturale, probleme de internet, atacuri cibernetice, etc.).

12. Legea Aplicabilă și Jurisdicție

Fără a aduce atingere normelor imperative aplicabile consumatorilor, acești termeni sunt guvernați de legea română, iar litigiile sunt soluționate de instanțele competente potrivit legii.

13. Contact

Pentru întrebări despre acești termeni, ne puteți contacta: